Käsittelysopimus

Palveluehtojen liite · voimassa 5.11.2026 alkaen

Tämä sopimus on EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) 28 artiklan mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä. Asiakas hyväksyy sen tilatessaan Tinketin, ja se on voimassa yhtä kauan kuin palvelusopimus.

1. Osapuolet ja roolit

Asiakas on rekisterinpitäjä. Haurala Invest Oy (Y-tunnus 1234567-1) on käsittelijä, joka käsittelee henkilötietoja asiakkaan lukuun ja vain asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Ohjeita ovat tämä sopimus, palveluehdot ja asiakkaan palvelussa tekemät valinnat ja toiminnot.

2. Käsittelyn kohde ja tarkoitus

• Tarkoitus: ajopäiväkirjan, päivärahojen ja työaikakirjanpidon ylläpito sekä niistä tehtävät raportit asiakkaan kirjanpitoa, palkanmaksua ja työaikalain velvoitteita varten.
• Rekisteröidyt: asiakkaan työntekijät ja muut asiakkaan palveluun lisäämät käyttäjät.
• Tiedot: nimi, sähköposti, puhelin, osoite, syntymäaika, ammattinimike, rooli, auton rekisterinumero; ajot (päivä, aika, lähtö- ja määräpaikka, matka, matkustajat, tarkoitus); päivärahat (matkan ajat, kohde, ateriat); työajat, poissaolot ja työaikapankin saldo; kirjautumis- ja tapahtumalokit.
• Palveluun ei ole tarkoitus tallentaa erityisiä henkilötietoryhmiä, kuten terveystietoja. Asiakas ohjeistaa käyttäjiään olemaan kirjaamatta niitä vapaatekstikenttiin.
• Kesto: palvelusopimuksen voimassaolo ja sen jälkeinen poistoaika (kohta 8).

3. Käsittelijän velvollisuudet

• Käsittelijä käsittelee henkilötietoja vain palvelun tuottamiseksi eikä käytä niitä omiin tarkoituksiinsa.
• Henkilötietoja käsittelevät vain henkilöt, jotka ovat sitoutuneet salassapitoon ja joiden on tarpeen käsitellä niitä palvelun ylläpidossa tai asiakkaan pyytämässä tuessa.
• Käsittelijä avustaa asiakasta rekisteröityjen pyyntöihin vastaamisessa sekä tietoturvaa, vaikutustenarviointia ja tietoturvaloukkauksia koskevissa velvoitteissa.
• Jos käsittelijä katsoo asiakkaan ohjeen rikkovan tietosuojasääntelyä, se ilmoittaa siitä asiakkaalle.

4. Tietoturva

• Yhteydet salataan (HTTPS), ja salasanat tallennetaan vain tiiviisteinä (Argon2id).
• Asiakkaiden tiedot erotetaan toisistaan, ja pääsy on rajattu käyttäjän roolin mukaan.
• Kirjautumisyrityksiä rajoitetaan, ja tärkeät tapahtumat kirjataan lokiin.
• Palvelin sijaitsee Suomessa, ja tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.
• Käsittelijän ylläpitäjä voi siirtyä asiakkaan näkymään vain tukipyynnön tai palvelun ylläpidon vuoksi. Siirtyminen kirjautuu asiakkaan tapahtumalokiin.

5. Alikäsittelijät

Asiakas hyväksyy seuraavat alikäsittelijät:

• Louhi Networks Oy, Suomi: palvelin, tietokanta ja sähköpostin lähetys
• Google Ireland Limited: ajomatkojen pituuden laskeminen. Googlelle välitetään vain ajon lähtö- ja määräosoite.

Käsittelijä ilmoittaa asiakkaalle sähköpostilla vähintään 30 päivää ennen uuden alikäsittelijän käyttöönottoa. Asiakas voi vastustaa muutosta perustellusta syystä, ja jos asiasta ei sovita, irtisanoa sopimuksen. Käsittelijä sitoo alikäsittelijät vastaaviin tietosuojavelvoitteisiin ja vastaa niiden toiminnasta.

6. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Tiedot säilytetään Suomessa. Google voi käsitellä osoitetietoja myös EU:n ulkopuolella. Siirto perustuu EU:n ja Yhdysvaltain väliseen tietosuojakehykseen ja komission vakiosopimuslausekkeisiin. Muita siirtoja ei tehdä ilman asiakkaan suostumusta.

7. Tietoturvaloukkaukset

Käsittelijä ilmoittaa asiakkaalle henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 48 tunnin kuluessa siitä, kun se on havainnut loukkauksen. Ilmoituksessa kerrotaan tiedossa olevat tiedot loukkauksen luonteesta, vaikutuksista ja korjaavista toimista, jotta asiakas voi tehdä oman ilmoituksensa valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa.

8. Tietojen palauttaminen ja poistaminen

Asiakas voi ottaa tiedot talteen palvelun raporteilla (PDF ja Excel) koko sopimuksen ajan. Pyynnöstä käsittelijä toimittaa asiakkaan tiedot koneluettavassa muodossa ennen sopimuksen päättymistä. Asiakkaan tiedot poistetaan palvelusta viimeistään kolmen kuukauden kuluttua sopimuksen päättymisestä, ja varmuuskopioista niiden säilytysajan päätyttyä. Tietoja säilytetään pidempään vain, jos laki sitä edellyttää.

9. Auditointi

Käsittelijä antaa asiakkaalle pyynnöstä tiedot, jotka tarvitaan tämän sopimuksen noudattamisen osoittamiseen. Asiakas voi tehdä tai teettää auditoinnin ilmoittamalla siitä vähintään 30 päivää etukäteen. Asiakas vastaa auditoinnin kustannuksista.

10. Vastuu

Osapuolten vastuu määräytyy tietosuoja-asetuksen 82 artiklan mukaan. Muilta osin sovelletaan palveluehtojen vastuunrajoitusta.